Zakládání projektů v intranetu 

Založení nového projektu:

V intranetu vyberu záložku PROJEKTY a zvolím možnost NOVÝ PROJEKT. 

Následně se otevře karta se základními údaji o projektu. Zde je vhodné vyplnit co nejvíce informací o daném projektu. Číslo projektu se vygeneruje automaticky. V případě, že projekt navazuje na nějaký předchozí (např. pokračování projektu v dalších letech), je možné číslo projektu změnit tak, aby navazovalo na předchozí vlnu (např. na projekt č. 19231 – MS Lidl, navazuje projekt č. CZ20231).

Po kliknutí na tlačítko ULOŽIT je projet vytvořen.

V případě nějaké změny u projektu, např. změna stavu z Nabídky na Objednávku, zvolím možnost Upravit základní údaje projektu na kartě SOURHN:

!Po vytvoření projektu je potřeba zadat ještě očekávaný příjem daného projektu. Na záložce ROZPOČET zvolím možnost VÝNOSY. Následně v části Předpokládané příjmy projektu vyberu typ očekávaného příjmu (objednávka, příležitost apod.), očekávanou částku příjmu a předpokládané datum fakturace.

Vytvoření rozpočtu projektu

Při zakládání projektů je vhodné vytvořit k danému projektu rozpočet. Pokud není vytvořen, intranet na tuto skutečnost automaticky upozorní na kartě souhrn. Pro jeho vytvoření je možné kliknout na záložku ROZPOČET, nebo na odkaz VÍCE:

Otevře se možnost VYTVOŘIT ROZPOČET:

A následně je nutné zadat částku rozpočtu a vybrat měnu:

Po uložení se již rozpočet zobrazuje na kartě SOUHRN.

Rozpočet je možné dále zpracovat do většího detailu. Na kartě ROZPOČET, po kliknutí na + PŘIDAT POLOŽKU ROZPOČTU se do tabulky rozpočtu přidá řádek s možností výběru typu výdaje:

Již při tvorbě nabídky by mělo být vyjasněné, kolik hodin práce by na daném projektu mělo strávit jaké oddělení/zaměstnanci. Je vhodné proto zadat plánované množství práce do rozpočtu jednotlivým zaměstnancům. Po kliknutí na + PŘIDAT POLOŽKU ROZPOČTU se vybere možnost SUBDODÁVKA a následně konkrétní zaměstnanec:

Po zvolení zaměstnance je potřeba vyplnit sloupce Plán – počet ks/hod a sloupec Plán – cena za ks/hod. Plánovaná cena za hodinu práce by měla odpovídat hodinovým sazbám zaměstnancům v intranetu (typicky 1.000 Kč).

Po vytvoření subdodávky se zaměstnanci při kliknutí na daném projektu na úvodní straně intranetu zobrazuje údaj o tom, kolik času by měl na daném projektu podle plánu odpracovat a kolik již odpracoval. Odpracovaná doba se zároveň automaticky přenáší do sloupce Reál – částka v tabulce rozpočtu. Je možné tedy kontrolovat stav práce u jednotlivých zaměstnanců se subdodávkou na projektu.

Pokud nejsou subdodávky zaměstnancům přiděleny, zobrazuje se v tabulce rozpočtu výdaj jako Práce zaměstnance. V tomto případě ovšem není možné snadno porovnat plánovaný a skutečný stav.

Vystavení faktury

Vystavení faktury k danému projektu je nejsnadnější přes záložku ROZPOČTY a možnost VÝNOSY. Zde stačí kliknout na tlačítko ZADAT a otevře se předvyplněný formulář pro vystavení faktury.

Formulář je již předvyplněný, automaticky jsou doplněny údaje o klientovi a další položky faktury. Zároveň formulář nabízí možnost převést již dříve zadané očekávané příjmy projektu na fakturovanou částku. Zkontroluji, zda vše sedí, provedu případné změny (např. splatnost) a kliknu na ULOŽIT.

V případě fakturace mimo ČR a v rámci EU, je nutné zaškrtnout políčko Reverse-charge služby, a následně zvolit 0% sazba DPH.

Pokud je fakturace mimo ČR a mimo EU, políčko Reverse.charge se NEzaškrtává, zvolí se pouze 0% sazba DPH.